Marta Albaladejo Mur
Marta Albaladejo Mur

Informació

Aquest article es va escriure 21 feb 2014, i està categoritzat en General.

Pàgines

Els 10 errors més freqüents en les reunions i com evitar-los

“Massa sovint comencem una reunió i no ens adonem que dos terços dels presents no tenen ni idea de per què són allà. Per descomptat, no hi ha temps per explicar-los-hi, estem massa preocupats per complir amb l’agenda. Al final de la reunió assumim, sense verificar-ho, que tothom ha entès els temes i s’ha compromès amb les decisions. Després, no es compleix el que havíem acordat. És un desastre. I ens sorprenem, ja que pensàvem que la reunió havia estat estupenda. De fet, sempre pensem que com menys preguntes es facin, millor. Si no hi ha preguntes inferim que tothom ho ha entès i hi està d’acord.”

David Meador, Vicepresident de finances, Companyia Elèctrica de Detroit

(citat per Fred Kofman a: Metamanagement. La nueva con-ciencia de los negocios)

Sovint els que dirigim reunions cometem errors que es poden evitar si els coneixem i si prenem les mesures corresponents. Aquests errors son:

1. Reunir-se sense un tema i uns objectius concrets.

2. Reunir-se sense un horari limitat i clar.

3. Tractar molts temes. Més val fer diverses reunions.

4. Aclaparar els assistents i emprar el temps amb intervencions massa llargues.

5. Parlar amb desordre, sortint-se del tema o divagant.

6. Perseguir, atacar o fer bromes denigrants sobre algun membre del grup.

7. Permetre enfrontaments personals.

8. Tenir actituds submises d’acceptar-ho tot, o bé autoritàries, pretenent guanyar sempre.

9. Actuar amb indiferència, sense comprometre’s.

10. Acabar la reunió sense solucions concretes.

Una bona manera d’intentar evitar aquests errors és planificar i preparar la reunió amb antelació. Aquí tens alguns consells que et poden ajudar:

-       Definir els objectius

-       Preparar i reservar el lloc de la reunió assegurant-te que disposes de tot el material que necessites (cadires, mitjans audiovisuals, organització de l’espai, etc.)

-       Convocar els assistents

-       Preparar la documentació i el material necessari

-       Estudiar els diversos temes de la reunió i decidir-ne l’ordre

-       Classificar els temes entre temes informatius i temes de resolució en què calgui acabar amb un acord.

-       Estimular la participació durant la reunió tot mantenint l’ordre establert

-       Escoltar als participants de forma activa

-       Evitar que la reunió s’acabi sense cap resultat

-       Controlar el desenvolupament dels acords intentant que tothom s’hi impliqui

-       Realitzar l’acta de la reunió

-       Convocar la propera reunió

Si vols aprendre més sobre les reunions i les entrevistes, el proper mes d’abril començaré a impartir de nou el curs d’oratòria “Seduir amb la paraula a les entrevistes i reunions” a l’Escola d’Escriptura de l’Ateneu Barcelonès, un oasi de calma i cultura enmig de la ciutat.

En aquest curs aprendrem a utilitzar la comunicació oral per aconseguir objectius comuns, a superar els possibles obstacles emocionals que pot tenir la comunicació i les característiques de les reunions i entrevistes eficaces; i aprendrem a utilitzar les eines adequades per conduir reunions i entrevistes amb el màxim d’eficiència.

Si hi estàs interessat/ada, pots consultar-ne més informació a la pàgina web de l’Escola d’Escriptura de l’Ateneu Barcelonès.

Aquest text també està disponible en: Español

Dejar un comentario