Marta Albaladejo Mur
Marta Albaladejo Mur

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Este artículo está escrito el 21 Feb 2014, y está categorizado en General.

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Los 10 errores más frecuentes en las reuniones y como evitarlos

“Demasiado a menudo empezamos una reunión y no nos damos cuenta que dos tercios de los presentes no tienen ni idea de porque están allí. Por descontado, no hay tiempo para explicárselo, estamos demasiado preocupados por cumplir con la agenda. Al final de la reunión asumimos, sin verificarlo, que todas las personas habían entendido los temas y se han comprometido con las decisiones. Después no se cumple lo que habíamos acordado. Es un desastre. Y nos sorprendemos, ya que pensábamos que la reunión había estado estupenda. De hecho, siempre pensamos que como menos preguntas se hagan, mejor. Si no hay preguntas inferimos que todos lo han entendido y están de acuerdo.”

 David Meador, Vicepresidente de finanzas, Compañía Eléctrica de Detroit

(citado por Fred Kofman en: Metamanagement. La nueva con-ciencia de los negocios)

A menudo los que dirigimos reuniones cometemos errores que se pueden evitar si los conocemos y si tomamos las medidas correspondientes. Estos errores son:

1. Reunirse sin un tema y unos objetivos concretos.

2. Reunirse sin un horario limitado y claro.

3. Tratar muchos temas. Más vale hacer diversas reuniones.

4. Abrumar a los asistentes y utilizar el tiempo con intervenciones demasiado largas.

5. Hablar con desorden, saliéndose del tema o divagando.

6. Perseguir, atacar o hacer bromas denigrantes sobre algún miembro del grupo.

7. Permitir enfrentamientos personales.

8. Tener actitudes sumisas de aceptarlo todo, o bien autoritarias, pretendiendo ganar siempre.

9. Actuar con indiferencia, sin comprometerse.

10. Acabar la reunión sin soluciones concretas.

Una buena manera de intentar evitar estos errores es planificar y preparar la reunión con antelación. Aquí tienes algunos consejos que te pueden ayudar:

-       Definir los objetivos

-       Preparar y reservar el lugar de la reunión asegurándote que dispones de todo el material que necesitas (sillas, medios audiovisuales, organización del espacio, etc.)

-       Convocar a los asistentes

-       Preparar la documentación y el material necesario

-       Estudiar los diversos temas de la reunión y decidir su orden

-       Clasificar los temas entre temas informativos y temas de resolución en los que haya que acabar con un acuerdo.

-       Estimular la participación durante la reunión manteniendo el orden establecido

-       Escuchar a los participantes de forma activa

-       Evitar que la reunión se acabe sin ningún resultado

-       Controlar el desarrollo de los acuerdos intentando que todos se impliquen

-       Realizar el acta de la reunión

-       Convocar la próxima reunión

Si quieres aprender más sobre las reuniones y las entrevistas, el próximo mes de abril empezaré a impartir de nuevo el curso de oratoria “Seducir con la palabra en las entrevistas y reuniones” en l’Escola d’Escriptura de l’Ateneu Barcelonès, un oasis de calma y cultura en medio de la ciudad.

En este curso aprenderemos a utilizar la comunicación oral para lograr objetivos comunes, a superar los posibles obstáculos emocionales que puede tener la comunicación y las características de las reuniones y entrevistas eficaces; y aprenderemos a utilizar las herramientas adecuadas para conducir reuniones y entrevistas con el máximo de eficiencia.

Si estás interesado/a, puedes consultar más información en la página web de l’Escola d’Escriptura de l’Ateneu Barcelonès.

Este artículo también está disponible en: Catalá

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